Scrivere una mail è ormai necessario per qualsiasi attività, progetto a cui vogliamo partecipare. Candidarsi per un consorso, per un lavoro, per scrivere all’ufficio universitario. Moltissime delle iniziative che trovi sul nostro sito ti chiedono di inviare una mail; attenzione anche la mail ha le sue specifiche e regole da seguire.
Sappiate che il modo di scrivere una mail, rivela già una parte di voi stessi.
MITTENTE: attenzione a quale indirizzo utilizzi. Se devi mandare una mail al professore di tesi evita di usare: pulcina25@xxxxx.it. È sempre bene avere una mail più formale.
DESTINATARIO: in base a chi stai scrivendo ( un amico, il tuo idraulico, un tuo possibile datore di lavoro…) cambia il modo di impostare e scrivere il testo.
OGGETTO: l’oggetto non è il testo della mail (quindi non si scrivono papiri) e non è uno spazio da ‘varie ed eventuali’; l’oggetto sono le parole chiavi che anticipano quello che racconteremo poi.
IL TESTO
In base a chi stiamo scrivendo usiamo diversi tipi di appellativi e saluti:
Egregio, Spettabile – seguito dal titolo e dal cognome del destinatario. Questo è l’appellativo più formale,da utilizzare con persone che non si conoscono o che appartengono a un grado professionale, accademico più elevato di chi scrive.
Gentile – questa è una formula intermedia utilizzata con mail meno formali ma che necessitano comunque di un distacco professionale.
Caro, Carissimo – Per mail destinate a persone che conosciamo bene e con le quali abbiamo una certa confidenza.
Buongiorno, Buonasera, Salve – se hai dubbi su quale appellativo utilizzare, usa questi, neutri e sempre graditi.
Dopo i saluti, metti ‘virgola’ e vai a capo, proprio come se scrivessi una lettera.
È arrivato il momento di scrivere il messaggio vero e proprio. Poni attenzione ai tempi verbali che utilizzi e cerca di formulare frasi corte, chiare ed efficaci. È contropoducente scrivere temi e saggi.
Una volta fatto questo, anche la chiusura della mail è fondamentale. così come per l’apertura, possiamo usare varie formule:
- informale – un abbraccio, un caro saluto, a presto + Nome
- formale – buona continuazione, buona giornata, buon proseguimento … + nome/cognome
- molto formale – distinti saluti, cordiali saluti + dati personali
DATI PERSONALI
Al termine di una mail formale/molto formale è bene inserire
- la propria firma – nome/cognome
- i propri contatti – indirizzo mail, numero di telefono, sito web…
ALLEGATO
Se devi inviare un allegato, cerca di:
- inserirlo prima di scrivere la mail ( il rischio di dimenticarlo è alto)
- rinonima il file con un nome adatto
- se sono più file, manda un file zip